再这么学Excel,你永远都只是一个员工

作者: ladeng6666 分类: Excel 发布时间: 2018-05-24 21:28 阅读: 1,080

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永远做不完的表格

说道学习Excel,大部分人想到的,无非就是函数公式啊、数据透视表。再厉害一点的,就是学习VBA、SQL语句,还有什么VSTO云云。

这样也没有错误,毕竟网络上的Excel课程,大部分都是按照这些路子,来教大家的。

但是,接下来,我要说但是啦,注意听!

今天,你学会了VLOOKUP函数,但是在你的员工信息表里,计算结果总是 #!N/A。

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明天,你学了SUMIF函数,但是在销售报表里,按部门求和的结果,怎么都不对(总销售额求和为什么都是0)。

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后天,你学习了LOOKUP函数,但是那个LOOKUP(1,0/(#?#?#?),A:B)的公式,总是记不住中间怎么写。

这半年,买了N多个Excel课程,每天坚持学习Excel,但是自己还是一个基层员工,看不到升职加薪。

你要记住这样一个定律,专注什么样的人,你就会变成什么人;专注什么事情,你就会天天做这些事情

一直学习函数公式,解决工作遇到的Excel疑难杂症,你就会应付来自老板各种表格要求,处理同事丢过来的格式乱七八糟的表格。

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一本好书,学会设计表格

因为工作原因,经常和日本客户打交道,在阅读客户的表格时,心里总是默默的称赞,客户做的表格真漂亮

他们怎么能把每一个表格都做的那么精致,有商务范。这两天在读《为什么精英都是Excel控》(日本作者:熊野整),我在书中找到了答案。

日本客户在制作报表时,从一开始就遵循了一套规范的制作原则,这样做有几个好处

1- 规范化工作流程。全公司的表格样式都是统一的

2- 提高工作效率。因为格式统一,每个颜色、样式代表的含义,非常清楚,表格理解起来非常快速。

3- 提升工作质量。一个简洁、漂亮的表格,每个数据含义清晰,团队协作起来更加顺畅,工作质量自然就提高了。

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看到这样的表格,可以心情很舒畅的开始一天的工作证。

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表格模板,不只是好看

“找一个好看点的模板”,通常从是我们在寻找表格模板时,首当其冲(也是最主要的)的一个需求。

但是《为什么精英都是Excel控》告诉我:一套完整的表格模板体系,好看是其次,最重要的是提高工作效率,减少误算的几率

制作一套整齐的Excel有两个好处:

1- 减少Excel带来的压力和误算

2- 获得客户和团队的信赖

1- 减少Excel带来的压力和误算

我们经常收到同事发过来的表格,打开之后无从下手:

  • 不知道从哪里开始看
  • 不知道这个数字是怎么计算出来的
  • 不知道这个表格要传递的信息是什么

这些都是Excel带来的阅读的压力。对比一下下面两个表格,你会觉得哪个阅读起来更加的轻松?

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表格1

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表格2

显然第2个表格看起来更加的清晰,更加的有商务范。

要减少表格阅读的压力,做任何人都看得懂的表格,可以从下面几个方面改进。

1- 样式简约,能够短时间内完成表格,提升工作效率。

2- 公司所有人做的表格都可以快速理解,减少表格理解成本。

3- 能够提升Excel计算或分析的质量。在后续制作表格的时候,不用因为格式而左右为难了。

2- 获得客户和团队成员的信赖

我们经常疑问,为什么客户做的表格都那么好看,那么的专业,工作中也很少质疑客户的表格会出错,这就是一个好的表格,建立起我们对于客户的信赖。

团队内部成员,亦是如此。

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正确格式的规则

每个人对于表格的使用习惯都是有差异的,相同的需求,不同的人做出来是不一样的。

为了减少这些差异,统一规范,有必要设定一套完整的表格规范。《为什么精英都是Excel控》里面,给我们列举了下面几种方法,来美化表格。

单元格设计规则

  1. 设置行高,让文字不那么拥挤。
  2. 设定栏宽的原则,让项目里的文字、数字,都完完整整的显示出来。
  3. 表格框线原则,上下粗,中间细
  4. 表格不要从A1单元格开始,给表格两侧添加上空白列,表格文档留白
  5. 清单目录,按项目级别缩进

文字设计规则

  1. 文字靠左对齐,数字靠右对齐
  2. 数字使用千分号间隔
  3. 单位要自成一栏
  4. 统一数据的字体,尽量使用非衬线字。

指定统一的表格习惯

  1. 改变的数字的颜色。需要手动输入的用蓝色,公式计算的用黑色。
  2. 修改背景的颜色。比如斑马线。
  3. 隐藏网格线。
  4. 隐藏栏行,添加组合按钮
  5. 不填入数字的单元格用N/A填充
  6. 删除没有用的工作表
  7. 一般输入数据一边统一格式。

当然这些方法因人而异,并是不说,我们要强制在自己的表格里,全部都用上。

好的表格,是一种习惯:习惯性的,把信息梳理清楚了,再传递给别人。习惯性的,一开始就把事情做好,避免以后反复的弥补以前的错误。

最后,我依然坚持的一个理念:好的表格是设计出来的!

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资料下载

今天没有资料下载,点击【阅读原文】,可以到京东购买这本《为什么精英都是Excel控》,学习如何然给自己的表格,变的更加的漂亮和高效。

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我是拉小登,源于Excel,不只是Excel

 

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