这些表格设计错误,你肯定都犯过

作者: ladeng6666 分类: Excel 发布时间: 2018-04-28 22:23 阅读: 618

在制作报告的时候,数据统计起来非常的难,效率非常的低,我们常常归咎于自己的Excel基础差,函数公式掌握的不牢固。但是实际上,更重要的一个原因是,我们的表格可能一开始就设计错了

下面是制作表格时,常见的5种表格设计错误,遇到这几种表格,想提高效率都难。

/ 1 /

二维交叉表输入,每天1页表格

所谓二维表就是,我们可以通过横向和纵向标题查询,在交叉位置获取需要的数据。这是我们制作表格时,最常见的一种类型,这类表格的主要特点是:

  1. 横向第1行是一个标题。比如线别、计划与实际、日期等等。
  2. 纵向第1列是另一个标题。比如城市、产品类型、不良描述、姓名等等。
  3. 通常每天一个sheet

但是这类表格汇总起来非常的麻烦,引发的最常见的问题就是,多工作表的合并,不知道难倒了多少人。

要怎么设计这样的表格呢?我在「表格设计课」中有过详细讲解,这是传送门:《「表格设计课」第7期 这样统计数据才更快

/ 2 /

横向日期不停往右填

image.png

在做日统计报表的时候,这类表格也是众矢之的。数据第1行是日期,随着时间,日期列不停的往右填,导致数据列非常的多,表格非常的宽。

我见过最长的,日期从2016年填到了2018年,600多列的数据,我的天!

这类表格会有什么问题呢?

  1. 数据查看起来不方便。拖动滚动条的时候,一不小心就过了,来来回回的非常闹心。
  2. 月度、年度统计非常麻烦。根据时间段做汇总统计的时候,非常麻烦,VLOOKUP函数、SUMIFS函数啊,乱七八糟的要写一大堆。

/ 3 /

多级别数据标题

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表格的标题有多行(列),分成了多个级别,级别高的标题可能还会把单元格合并起来,这是这类表格的突出特点。

大家注意看一下上面这个表格的标题,分成了3个级别。第1级标题是(1月份进销存),第2级标题是(预估和实际),第3级标题是(数量、单价、金额)。这样看上去,好像没有什么问题,从上往下看还比较有层次感。

只有在遇到实际的汇总统计需求的时候,才能发现问题,比如:

1- 要统计年度每个产品的实际销售金额是多少?

肯定是要写公式了,比如使用SUMIF函数只对金额求和。但是因为第3级标题中,”金额“出现了重复,我们还要排除”计划金额“,“领用金额”等数据。这样公式写起来就麻烦了。

2- 统计每个季度的销售预估和实际,对比季度达成率。

这个我已经想不出来,该怎么写公式了。

所以,多级别多行标题,比较容易出现的问题是:

  1. 标题中有合并单元格,根据标题汇总数据时,容易出错。
  2. 标题字段出现重复,比如案例中的3级标题,有多个数量、金额、单价。汇总统计时,增加筛选统计的复杂程度。

/ 4 /

用登记表记录数据

image.png

制作表格的时候,为了美观,我们可能会把表格设计成表单的样式。就像上面这个表格,一个sheet被拆分成了多个小的“表格”,这样阅读和填写起来,都比较的方便。

image.png

但是现在我们要统计所有工程数量的总和,就不是一件容易的事情了。

针对这个案例,我在《「表格设计课」第2期 解决多表格汇总难题 》有讲解,欢迎点击查看。

另外还有一些拍脑袋设计出来的表格,比如这个为每个部门分配负责人的表格,顺着往下填就行,确实方便。

image.png

然后再统计每个人,负责那几个部门?

image.png

最后请高手,给写出这样的公式,纯纯的“没事找事儿型”。

{=INDEX(A$1:I$1,SMALL(IF((A$2:I$2=A12)+(A$3:I$3=A12),COLUMN(A:I)),COLUMN(A:I)))}

总的来说,用登记表记录数据,主要的缺点是:表格设计没有规律,数据汇总统计异常的困难。

 

/ 5 /

多项内容混在一张表里

在帮学员设计一个财务表格时,我遇到过这样类型的表格。

image.png

这个表格非常的宽,里面包含了多项不同类型的内容。我们截取其中的细节来看看。

image.png

↑合同的信息

image.png

↑开发票的信息

image.png

↑收款的信息

image.png

↑月度统计的信息

这么多的信息,都混在同一个工作表里,就像是一大坨…。每次要统计数据时,都要牵一发而动一坨。统计起来不知道有多麻烦,比如:

  1. 统计某个单位的欠款信息。
  2. 统计2017年度整体的账务数据。
  3. 统计所有未完成还款的记录。

要避免上面的问题,我们最好把不同的内容,拆分到不同的工作表里面单独的统计。具体你可以在《「表格设计课」第4期 财务收款跟进,就该这么做 》查看详细的讲解。

 

怎么样?

这些表格设计错误

你犯过几个呢?

你还见过什么样奇葩的表格呢?

欢迎留言告诉我。

我是总结

最后我来简单的总结一下。一个好的表格,在设计的时候要尽量均衡下面几个方面的需求

  1. 方便数据输入,这是输入表的设计。
  2. 数据汇总统计简单。这是汇总表的设计。
  3. 图表做起来能简单一点。这是可视化的设计。

很显然,这5个设计错误,都只注重了数据输入方便,忽略了数据的汇总统计。要同时满足输入和汇总的便捷,我们要在它们之间建立一个桥梁,就是数据表。

有了数据表,使用Excel的透视表功能,我们就可以快速的完成数据统计了。

输出透视表.gif

最后,请记住我们的口号:好的表格是设计出来的。

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